Erhebliche Sicherheitsrisiken beim Einsatz cloudbasierter Dienste (E-Mail Clients und Backup) Erhebliche Sicherheitsrisiken beim Einsatz cloudbasierter Dienste (E-Mail Clients und Backup)

Durch cloudbasierte E-Mailprogramme wie z.B. die neue kostenfreie Outlook-App sowie weitere E-Mail-Client-Anwendungen (s.u.), können geheime Zugangsdaten und E-Mail-Inhalte unbemerkt an Dritte übermittelt werden (s. Newsmeldung vom 6. Dezember 2023). Die Nutzung cloudbasierter E-Mail-Clients und Backup-Angebote stellt aus Sicht der IT-Sicherheit und des Datenschutzbeauftragten der Universität Bonn eine erhebliche Bedrohung für die universitäre Daten- und Informationssicherheit dar.

Nicht betroffen ist das kostenpflichtige Outlook-Programm (aus Microsoft Office). Dieses darf weiterhin verwendet werden. Hier bestehen aktuell keine Sicherheitsbedenken, da diese Anwendungen direkt mit den E-Mail-Servern der Universität Bonn kommunizieren und keine Daten an die Microsoft-Cloud übertragen werden.

Um die Preisgabe von Zugangsdaten und Datenabfluss zu verhindern, ist die Nutzung der folgenden Programme mit Ihrer Uni-ID aus Informationssicherheits- und Datenschutzgründen und gemäß HRZ-Benutzungsordnung (vgl. § 3 Abs. 2 Ziffer 5) nicht zulässig und umgehend einzustellen:

• Outlook-App für Android und iOS,
• "Neues Outlook für Windows" (ist ab Version 23H2 in Windows 11 enthalten),
• Windows Mail (Vorgänger des "Neuen Outlooks")
• Outlook für macOS (bei Verwendung von IMAP mit CloudSync),
• Google-Mail (Cloud- und POP3 Direktabruf),
• Edison Mail,
• Newton,
• BlueMail (unter bestimmten Bedingungen auf Mobilgeräten),
• Spark und
• Xiaomi Mail.

Was ist zu tun?

Sollten Sie eines der oben aufgeführten Programme in Verwendung haben, wechseln Sie bitte umgehend das Produkt und ändern Sie anschließend Ihr Uni-ID-Passwort.

Das HRZ wird den Abruf durch cloudbasierte E-Mailprogramme ab dem 30.03.2024 durch geeignete technische Maßnahmen blockieren. Das bedeutet, dass Sie danach über die oben aufgeführten Programme keine E-Mails mehr erhalten oder versenden können.

Sicherheitsrisiken auch bei Cloud-Backup

Bitte beachten Sie, dass auch die Backup-Angebote von Google und Apple als höchst problematisch einzustufen sind und nicht genutzt werden dürfen, wenn sie dazu führen, dass Ihre universitären Daten (inkl. Login-Daten) in externe Cloudspeicher übertragen werden.